Relancer à la main semble gratuit jusqu'à ce qu'on additionne les échéances : un vaccin par an, deux à quatre vermifuges, des antiparasitaires, et une seconde relance pour ceux qui n'ont pas répondu. Indiquez le nombre d'animaux suivis, les protocoles que vous appliquez et le temps moyen d'une relance : le calculateur donne le volume mensuel de rappels, le nombre d'heures que l'accueil y consacre et ce que cela représente en jours de travail et en euros sur l'année.
Le calculateur additionne, pour chaque animal suivi, le nombre de rappels de vaccin et le nombre de rappels de vermifuge ou d'antiparasitaire sur une année. Ce total annuel est majoré de la part des rappels qui exigent une seconde relance, car un propriétaire sans réponse au premier message doit être recontacté. Le volume annuel est ensuite réparti sur douze mois, puis sur 21 jours ouvrés, pour donner une charge quotidienne parlante. Les heures de relance manuelle correspondent au nombre de messages multiplié par le temps moyen d'une relance : ouverture de la fiche, vérification des coordonnées, appel ou message, note dans le dossier. Le coût annuel est obtenu en multipliant ces heures par le coût horaire chargé du poste d'accueil.
Avec 900 animaux, un vaccin annuel, un vermifuge trimestriel et 30 % de secondes relances, une clinique doit traiter près de 490 messages par mois, soit une vingtaine par jour ouvré. À quatre minutes chacun, cela représente plus de trente heures par mois, l'équivalent d'un peu plus de cinquante journées de travail par an. Ce chiffre explique pourquoi la relance manuelle finit par céder : ce n'est pas un manque de sérieux, c'est un volume qu'aucun accueil ne peut absorber entre deux consultations. Le calculateur ne modélise ni les pics saisonniers, ni les rappels regroupés pour un même foyer, ni le temps gagné par un envoi automatisé. Il donne la charge brute que représente votre patientèle, à comparer avec le temps réellement disponible et avec le coût d'une automatisation des rappels.
Un propriétaire de deux chats reçoit un seul message pour les deux échéances. Si vos foyers comptent souvent plusieurs animaux, réduisez le nombre d'animaux saisi en proportion des foyers qui en possèdent plusieurs, d'après votre logiciel de gestion, pour approcher le nombre réel de messages.
VetoRappel calcule les échéances de chaque animal et envoie les rappels et les relances automatiquement, sans mobiliser l'accueil.
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