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Questions fréquentes

79 questions fréquentes sur les rappels de vaccins et de vermifuges pour les clients de votre clinique vétérinaire

Toutes les questions posées sur VetoRappel et leurs réponses, regroupées par sujet : le produit, les articles du blog, les outils gratuits et les guides. Chaque réponse renvoie vers la page qui la détaille.

Sur VetoRappel

VetoRappel remplace-t-il mon logiciel de gestion vétérinaire ?
Non. VetoRappel se concentre sur les rappels de vaccins et de vermifuges. Il complète votre logiciel de gestion sans le remplacer, en automatisant les relances.
Les SMS aux clients sont-ils compris dans l'abonnement ?
Oui. Les rappels par SMS sont inclus dans les plans qui en proposent, sans surcoût à l'envoi, pour un usage normal de clinique.
Comment sont calculées les échéances de rappel ?
Vous enregistrez la date du dernier vaccin ou vermifuge, et VetoRappel calcule la prochaine échéance selon le rythme que vous définissez pour chaque protocole.
Le message est-il envoyé au nom de ma clinique ?
Oui. Chaque rappel porte le nom de votre clinique et le ton que vous choisissez, pour que le client vous reconnaisse et se sente suivi.
Les données de mes clients sont-elles protégées ?
Oui. Les données sont hébergées dans l'Union européenne, protégées et jamais revendues. Les coordonnées ne servent qu'à l'envoi de vos rappels.
Y a-t-il un engagement ?
Aucun. L'abonnement est mensuel, sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace.

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Pourquoi les rappels de vaccins sont-ils si importants pour la fidélité de vos clients ?

Un rappel de vaccin est-il perçu comme du démarchage ?
Pas s'il est envoyé au bon moment et avec un ton juste. Il est alors reçu comme un service rendu à l'animal, une attention de la clinique, pas comme de la publicité.
Que se passe-t-il quand une clinique ne relance jamais ses clients ?
Le propriétaire finit par oublier sa clinique, le suivi de l'animal s'interrompt et le client se laisse tenter ailleurs à la prochaine occasion. L'absence de rappel coûte silencieusement des patients.

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Comment réduire les oublis de rappel de vaccin dans une clinique vétérinaire au quotidien ?

Pourquoi les oublis de rappel s'accumulent-ils dans une clinique ?
Parce que le suivi manuel (fichier, carnet, mémoire de l'équipe) cède à mesure que la patientèle grandit. Une échéance oubliée par-ci, une relance jamais faite par-là : l'accumulation devient invisible mais bien réelle.
Le suivi manuel des rappels peut-il suffire ?
Tant que le volume d'animaux reste faible, oui. Mais dès que la patientèle s'étoffe, suivre les dates de tête ou sur un carnet ne tient plus, et des vaccins passent à la trappe.

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SMS ou email : quel canal choisir pour envoyer ses rappels de vaccins ?

Le SMS est-il plus efficace que l'email pour un rappel ?
Pour être sûr d'être lu vite, oui : le SMS arrive directement dans la poche du propriétaire et ne se noie pas dans une boîte saturée. Sa limite est sa brièveté, avec peu de place pour développer.
Peut-on utiliser à la fois le SMS et l'email ?
C'est souvent le meilleur choix. On réserve le SMS aux moments clés, quand il faut être certain d'être lu, et l'email au message plus détaillé. Cette combinaison tire parti des forces de chacun.

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Comment planifier les rappels de vermifuge selon l'âge et le mode de vie de l'animal ?

Le rythme de vermifugation est-il le même pour tous les animaux ?
Non. Un jeune animal ou un chien qui chasse est plus exposé qu'un chat d'appartement et se vermifuge plus souvent. Le rythme dépend de l'âge, du mode de vie et de l'environnement du foyer.
Le rappel remplace-t-il la décision du vétérinaire ?
Jamais. Le rappel automatise seulement le rythme dans le temps ; c'est toujours le vétérinaire qui fixe le protocole adapté à chaque animal. L'outil applique fidèlement une décision médicale, il ne la prend pas.

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Comment rédiger un message de rappel qui donne envie de reprendre rendez-vous ?

Faut-il mentionner le nom de l'animal dans un rappel ?
Oui, c'est ce qui change tout. Un message qui nomme l'animal crée une proximité immédiate : le propriétaire se sent reconnu et son compagnon considéré comme un vrai patient, pas une ligne dans un fichier.
Pourquoi éviter un ton culpabilisant dans un rappel ?
Parce qu'il provoque du rejet, voire de l'évitement. Une formulation bienveillante, qui présente l'échéance comme un service rendu à l'animal, fait revenir le propriétaire bien plus sûrement qu'un reproche.

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Comment relancer les propriétaires qui ne répondent pas à un premier rappel de vaccin ?

Combien de fois relancer un propriétaire sans réponse ?
Une ou deux fois, à intervalle raisonnable, puis s'arrêter. Trop insistante, la relance agace et nuit à l'image de la clinique ; absente, elle laisse filer des patients. Le bon rythme est un équilibre.
Comment repérer les propriétaires à relancer ?
En identifiant les rappels envoyés sans rendez-vous ensuite, les échéances désormais dépassées et les suivis interrompus depuis longtemps. Sur toute une patientèle, ce repérage n'est réaliste que s'il est automatisé.

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Comment les rappels de vaccins peuvent-ils remplir l'agenda creux d'une clinique vétérinaire ?

Remplir l'agenda avec des rappels, est-ce créer des consultations inutiles ?
Non. Il ne s'agit pas d'inventer des rendez-vous, mais de récupérer ceux qui se perdaient faute de rappel. Chaque consultation correspond à une échéance réelle, bénéfique à l'animal : le remplissage reste sain.
Comment lisser les périodes creuses grâce aux rappels ?
En répartissant les rappels pour éviter pics et creux, en anticipant les périodes calmes par des relances à l'avance et en réactivant les patients perdus de vue. Un créneau vide non rempli est perdu à jamais.

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Comment protéger les données personnelles des clients quand on envoie des rappels automatisés ?

Peut-on utiliser les coordonnées d'un client pour autre chose que les rappels ?
Non. Les données sont confiées pour le suivi de l'animal, pas pour un usage libre. On ne les emploie que dans ce but et on les garde en sécurité tant que ce suivi a du sens.
Faut-il l'accord du client pour lui envoyer des rappels ?
Oui, pour le canal choisi. Ce consentement se recueille simplement, au moment de la consultation ou de la création de la fiche, et permet au client de savoir pourquoi et comment vous le contactez.

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Faut-il automatiser ses rappels de vaccins ou continuer à relancer les clients à la main ?

Automatiser les rappels, est-ce déshumaniser la relation ?
Non. L'outil porte le nom et le ton de votre clinique et prend en charge la partie répétitive qu'aucun humain ne tient à grande échelle. Il libère l'équipe pour l'accueil, l'écoute et le soin.
La relance manuelle peut-elle suffire à une clinique ?
Pour une petite patientèle, le contact personnel peut suffire et rester chaleureux. Le problème n'est pas sa qualité mais sa capacité à passer à l'échelle : suivre des centaines d'échéances de tête devient impossible.

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Quel est le meilleur moment pour envoyer un rappel de vaccin afin qu'il soit lu et suivi d'effet ?

Faut-il envoyer un seul rappel ou plusieurs avant l'échéance ?
Deux messages suffisent en général : un premier deux à trois semaines avant, pour laisser le temps de réserver un créneau, puis un rappel bref quelques jours avant la date pour les propriétaires qui n'ont pas encore pris rendez-vous.
Le moment d'envoi doit-il changer selon le type de rappel ?
Oui. Un vaccin annuel se prépare plusieurs semaines à l'avance, tandis qu'un vermifuge trimestriel se rappelle sur un délai plus court, car l'échéance revient souvent et le propriétaire n'a pas besoin d'anticiper autant son organisation.
Un rappel envoyé le week-end est-il mal perçu ?
Le samedi matin passe généralement bien, car le propriétaire est disponible pour appeler. Le dimanche soir et les jours fériés sont à éviter : un message professionnel y détonne et risque d'être repoussé, puis oublié dès le retour de la semaine.

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Comment mettre à jour les coordonnées des propriétaires pour que vos rappels arrivent vraiment à destination ?

À quelle fréquence faut-il vérifier les coordonnées d'un client ?
Le plus simple est de le faire à chaque passage en consultation, en confirmant oralement le numéro et l'adresse email. Sur une patientèle vue au moins une fois par an, cela suffit à garder une base à jour sans campagne de vérification.
Que faire quand un SMS ou un email revient en erreur ?
Marquez la fiche comme à vérifier et tentez l'autre canal, puis le téléphone si besoin. Si aucun contact n'aboutit, notez-le : ce patient devra être identifié à sa prochaine visite pour reprendre des coordonnées valides.
Comment demander ses coordonnées à un client sans le braquer ?
En expliquant l'usage en une phrase : ces informations servent uniquement à lui envoyer les rappels de son animal. Précisez le canal qu'il préfère et la possibilité de se désinscrire, et la question devient un service plutôt qu'une collecte.

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Estimateur de consultations perdues

Comment connaître mon taux de retour spontané ?
Dans votre logiciel de gestion, listez les animaux vaccinés sur un mois de l'année précédente, puis vérifiez combien ont été revus dans les deux mois autour de l'échéance suivante. Le rapport entre les deux donne un taux réaliste.
Pourquoi le taux visé par défaut n'est-il pas plus élevé ?
Parce qu'une part des propriétaires ne reviendra pas quel que soit le rappel : déménagement, animal décédé, changement de clinique. Un écart de quinze à vingt points entre le retour spontané et le retour avec rappels est une hypothèse prudente à confirmer par vos mesures.
Le gain net correspond-il à un bénéfice ?
Non, il s'agit d'un chiffre d'affaires supplémentaire diminué du seul coût de l'outil. Le temps de consultation, les vaccins achetés et les charges de la clinique ne sont pas déduits : rapprochez le résultat de votre marge habituelle par visite.
Puis-je utiliser l'estimateur pour les vermifuges ?
Oui. Remplacez le nombre d'animaux par le nombre d'échéances de vermifuge annuelles, le panier par le prix du produit et de la visite, et appliquez vos taux de retour observés sur ce type de rappel, souvent plus faibles que pour le vaccin.

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Calculateur de charge de rappels

Faut-il compter les rappels d'antiparasitaire séparément ?
Le rythme sélectionné pour les vermifuges peut inclure les antiparasitaires si vous les rappelez ensemble. Si vous envoyez des messages distincts, choisissez l'option mensuelle ou augmentez le nombre de rappels de vaccin pour représenter les envois supplémentaires.
Pourquoi quatre minutes par relance manuelle ?
C'est un ordre de grandeur pour une relance complète : retrouver la fiche, vérifier l'échéance et les coordonnées, écrire ou appeler, puis noter le résultat. Un appel qui aboutit à une prise de rendez-vous prend souvent davantage. Ajustez selon vos observations.
Le coût annuel est-il une dépense réelle ?
C'est le coût du temps mobilisé, pas une facture. Si personne n'a ce temps, le coût réel prend la forme de rappels non envoyés et de consultations perdues, ce que mesure notre estimateur de consultations perdues.
Comment tenir compte des jeunes animaux ?
Les chiots et chatons cumulent primo-vaccinations et vermifuges rapprochés la première année. Si votre patientèle en compte beaucoup, montez le nombre de rappels de vaccin à 1,5 ou 2 par animal et choisissez un rythme de vermifuge plus soutenu.

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Comparateur SMS ou email

Pourquoi le coût par message lu plutôt que le coût d'envoi ?
Parce qu'un rappel non lu ne sert à rien. Un email dix fois moins cher qu'un SMS mais trois fois moins lu revient, par message lu, à environ un tiers du prix, et rapporte beaucoup moins de rendez-vous en valeur absolue.
Mes SMS sont inclus dans mon abonnement, que saisir ?
Mettez 0 dans le coût unitaire du SMS, ou répartissez le prix de l'abonnement sur le volume mensuel si vous voulez le comparer à un service d'emailing payant. Le gain net devient alors la valeur des rendez-vous supplémentaires.
Le résultat favorise-t-il toujours le SMS ?
Non. Avec un panier faible, un taux de rendez-vous bas ou un taux d'ouverture d'email élevé, l'écart de rendez-vous ne couvre plus le surcoût d'envoi et le gain net devient négatif : l'outil vous l'indique.
Peut-on comparer avec l'appel téléphonique ?
Oui, de façon approximative : saisissez dans les champs du SMS le coût d'un appel exprimé en temps d'accueil, par exemple quatre minutes à votre coût horaire, et un taux de lecture égal à la part d'appels qui aboutissent réellement au propriétaire.

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Organiser les rappels de vaccins et de vermifuges dans une clinique vétérinaire

À quel rythme envoyer les rappels de vaccin et de vermifuge ?
Le rythme suit le protocole défini par le vétérinaire pour chaque animal : souvent annuel pour le vaccin, plus rapproché pour le vermifuge selon l'âge et le mode de vie. Il n'existe pas de rythme unique valable pour toute la patientèle.
Faut-il préférer le SMS ou l'email pour les rappels ?
Cela dépend du budget et de la patientèle : le SMS est lu plus vite mais coûte à l'unité, l'email coûte peu mais se lit moins systématiquement. Beaucoup de cliniques combinent les deux selon l'urgence de l'échéance.
Combien de relances envoyer avant d'abandonner ?
Deux à trois relances espacées, avec un ton qui évolue et parfois un canal différent, suffisent généralement à couvrir la majorité des situations sans harceler les propriétaires déjà engagés à revenir.
Un tableur suffit-il pour gérer les rappels d'une petite clinique ?
Oui, pour un faible volume d'animaux suivis, un tableur bien tenu peut fonctionner. Le besoin d'un outil dédié augmente avec la taille de la patientèle et le temps disponible à l'accueil pour la relance.
Comment savoir si l'automatisation vaut le coût pour ma clinique ?
En comparant le temps que la relance manuelle consomme aujourd'hui, et les consultations qui échappent faute de rappel, au coût d'un outil dédié. Les deux outils de chiffrage cités dans ce guide donnent une première estimation à partir de vos propres chiffres.

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VetoRappel ou le tableur : quelle solution pour suivre les rappels de vaccins ?

Un tableur peut-il suffire pour une petite clinique ?
Oui, tant que le nombre d'animaux suivis reste limité et qu'une personne relit le fichier avec régularité pour repérer les échéances approchantes. Le risque augmente dès que le volume dépasse ce qu'une relecture hebdomadaire permet de couvrir.
À partir de combien d'animaux un outil dédié devient-il utile ?
Il n'existe pas de seuil universel, mais dès que le tri du fichier et l'envoi des rappels prennent plus de temps que les autres tâches de l'accueil, un outil dédié devient pertinent. Notre calculateur de charge de rappels donne un ordre de grandeur pour votre patientèle.
Peut-on importer un tableur existant dans VetoRappel ?
En général oui, sous forme d'import depuis un fichier tableur, mais vérifiez toujours auprès de l'éditeur les formats acceptés avant de basculer votre suivi habituel.
Le tableur reste-t-il utile une fois un outil de rappels adopté ?
Certaines cliniques continuent de s'en servir pour des statistiques ponctuelles ou des exports, en complément du suivi des échéances géré par l'outil dédié.

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VetoRappel ou le carnet papier : quelle méthode pour ne pas oublier un rappel ?

Le papier suffit-il pour une clinique qui débute ?
Oui, tant que le nombre d'animaux suivis reste réduit et qu'une seule personne tient le carnet avec rigueur. Le risque principal reste la perte du support ou l'oubli d'une relecture régulière.
Que se passe-t-il si le carnet est perdu ?
L'historique des échéances non recopiées ailleurs disparaît avec lui, ce qui peut désorganiser le suivi de toute la patientèle pendant plusieurs semaines, le temps de reconstituer les informations essentielles.
Faut-il ressaisir tout l'historique pour passer au numérique ?
Pas nécessairement en totalité : beaucoup de cliniques saisissent d'abord les animaux avec une échéance proche, puis complètent progressivement le reste au fil des consultations.
Un outil numérique protège-t-il mieux les données des clients ?
Cela dépend du service choisi. Vérifiez où les données sont hébergées et comment elles sont protégées avant de confier le suivi de votre patientèle à un outil en ligne.

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VetoRappel ou le module de rappel d'un logiciel de gestion généraliste, que choisir ?

Le module de rappel de mon logiciel de gestion suffit-il ?
Cela dépend de ce qu'il propose réellement : s'il envoie les messages automatiquement et suit les retours, il peut suffire. S'il se limite à afficher une liste d'échéances à traiter à la main, l'écart avec un outil dédié devient sensible.
Faut-il saisir deux fois les dates de vaccin ?
Cela dépend de la connexion proposée entre les deux outils. Vérifiez systématiquement s'il existe un import régulier avant d'ajouter un outil dédié, pour éviter une double saisie chronophage.
Peut-on utiliser VetoRappel sans changer de logiciel de gestion ?
Oui, VetoRappel est conçu pour compléter un logiciel de gestion existant plutôt que le remplacer, en se concentrant sur les rappels de vaccins et de vermifuges.
Comment savoir si mon volume de rappels justifie un outil dédié ?
Notre calculateur de charge de rappels donne un ordre de grandeur du nombre de rappels mensuels que représente votre patientèle, à comparer avec ce que votre module actuel gère sans peine.

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Vétérinaires titulaires

VetoRappel remplace-t-il mon logiciel de gestion vétérinaire ?
Non. VetoRappel se concentre sur les rappels de vaccins et de vermifuges. Il complète votre logiciel de gestion sans le remplacer, en automatisant les relances vers vos clients.
Puis-je garder un œil sur les rappels sans m'en occuper au quotidien ?
Oui, le suivi des retours signale les propriétaires sans réponse, ce qui permet au titulaire de consulter la situation d'ensemble sans traiter chaque relance individuellement.
Les protocoles de vaccination restent-ils décidés par la clinique ?
Oui, VetoRappel applique le rythme que vous définissez pour chaque protocole ; il ne fixe aucune recommandation médicale de son côté.
Combien de temps pour mettre en place les rappels sur toute la patientèle ?
Cela dépend du nombre d'animaux à importer et de la façon dont les dates sont déjà enregistrées dans votre logiciel actuel. Un import initial suivi d'une saisie au fil des consultations est l'organisation la plus courante.

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Assistants et accueil vétérinaire

VetoRappel envoie-t-il les rappels sans validation de l'accueil ?
Cela dépend de la façon dont l'outil est configuré : certaines cliniques laissent les rappels partir automatiquement, d'autres préfèrent valider les envois avant qu'ils partent, notamment pendant la mise en place.
Qui répond quand un client rappelle à la suite d'un message ?
Le rappel dirige toujours le client vers la clinique elle-même : c'est l'accueil qui traite la prise de rendez-vous, comme pour tout appel entrant habituel.
Faut-il changer d'organisation à l'accueil pour utiliser VetoRappel ?
Pas nécessairement. L'outil remplace surtout le temps passé à repérer et à envoyer les rappels ; le reste de l'organisation de l'accueil peut rester identique.
Comment savoir quels rappels sont restés sans réponse ?
Le suivi des retours signale les propriétaires qui n'ont pas répondu au premier message, ce qui permet de cibler les relances plutôt que de reprendre l'ensemble de la patientèle.

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Responsables de groupes de cliniques

VetoRappel gère-t-il plusieurs cliniques distinctes dans un seul compte ?
Cela dépend du plan choisi : certaines formules sont pensées pour un cabinet unique, d'autres pour plusieurs cliniques ou un groupe vétérinaire, avec une vue consolidée sur l'ensemble des sites.
Chaque clinique peut-elle garder ses propres protocoles de rappel ?
Oui, les échéances de vaccin et de vermifuge se paramètrent indépendamment pour chaque site, même lorsque le suivi est centralisé sur un seul outil.
Peut-on comparer les résultats entre plusieurs cliniques du groupe ?
L'outil permet de suivre le volume de rappels et les retours par site, ce qui donne une base de comparaison, même si l'interprétation doit tenir compte des différences de patientèle entre les cliniques.
Faut-il former chaque clinique séparément à l'outil ?
Une prise en main initiale reste nécessaire pour chaque équipe, mais la logique de fonctionnement étant la même sur tous les sites, la formation d'une première clinique facilite généralement celle des suivantes.

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Checklist de lancement des rappels

Faut-il tout cocher avant d'envoyer le premier rappel ?
Non. Les sections sur la base de patients, les protocoles et l'accord des propriétaires méritent d'être complètes avant le premier envoi. Les autres points peuvent se régler au fil des premières semaines, en observant les retours de la patientèle.
Qui doit remplir cette checklist dans une clinique ?
La personne qui aura la charge des rappels au quotidien, souvent à l'accueil, en s'appuyant sur le vétérinaire pour les protocoles et les échéances. Dans une petite structure, le vétérinaire peut la parcourir seul en une heure.
Cette checklist est-elle utile si nous relançons encore à la main ?
Oui. Les points sur les coordonnées, les protocoles, le ton des messages et le suivi des sans-réponse s'appliquent quel que soit le support. Elle aide aussi à mesurer le volume à traiter avant de décider d'automatiser ou non.
Comment savoir si le lancement a fonctionné ?
En comptant, chaque mois, les rendez-vous pris après un rappel et en comparant avec la période précédente. Notre estimateur de consultations perdues aide à poser une base de départ, mais seuls vos propres chiffres font foi.

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Modèle de fiche d'accord aux rappels

Faut-il une fiche par animal ou par propriétaire ?
Une fiche par animal reste la solution la plus simple, car les échéances et le protocole diffèrent d'un animal à l'autre. Le champ sur les autres animaux du foyer permet ensuite de regrouper les rappels en un seul message pour le propriétaire.
Le propriétaire peut-il refuser les rappels ?
Oui, et cela ne change rien à la prise en charge de son animal. Dans ce cas, la clinique note le refus dans la fiche et n'envoie aucun message ; le propriétaire peut revenir sur sa décision à tout moment, à l'accueil ou par téléphone.
Cette fiche suffit-elle pour être en règle sur les données personnelles ?
Elle constitue un point de départ concret : information du propriétaire, finalité précise, canal choisi et possibilité d'arrêt. Les obligations exactes, notamment sur les mentions à afficher et les durées de conservation, sont à vérifier selon les textes en vigueur, au besoin avec un conseil.
Comment reporter la fiche dans un outil de rappels ?
La personne chargée des rappels saisit les coordonnées, le canal choisi, les dernières échéances et le protocole dans le support retenu, tableau, logiciel de gestion ou service dédié comme VetoRappel, puis classe la fiche papier dans le dossier de l'animal.

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Passer de la lecture à l'action

VetoRappel aide les cliniques vétérinaires à envoyer automatiquement les rappels de vaccins, de vermifuges et d'antiparasitaires à leurs clients, pour un meilleur suivi de santé animale et un carnet toujours à jour.

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